Una segretaria online è una segretaria a distanza che sostituisce la tua segretaria o la vecchia segreteria telefonica (alla quale comunque solo una media del 10% dei chiamanti lascia statisticamente un messaggio). Al giorno d’oggi sempre più aziende di piccole e medie dimensioni utilizzano il supporto di una segretaria online come segretariavirtuale.sailfire.com spesso anche per attività specifiche che vanno oltre la gestione di un back-office. Il compito principale di una segretaria online è quello di fornire in remoto servizi di supporto ad altre aziende ma ce ne sono tanti altri. Vediamo quali sono.
- Gestione del telefono e filtro chiamate: la segretaria online risponde al telefono a chi chiama seguendo la formula in precedenza concordata, fornirà informazioni e messaggi a singoli chiamanti (informandoli sullo stato di un ordine o di una pratica in corso), chiederà il nome e il numero di telefono del chiamante (così come altri dati rilevanti per il titolare) e invierà in tempo reale una notifica per e-mail o SMS (che la segretaria in sede potrà leggere in un secondo momento).
- Copertura telefonica 24h su 24: la segretaria online, diversamente dalla segretaria personale “tradizionale”, assicura ai professionisti una reperibilità continuativa, 24 ore su 24 per 365 giorni all’anno. Questo è possibile perché le aziende fornitrici di servizi di segretariato assegnano a ciascun cliente un piccolo gruppo di tre o quattro segretarie che conoscono alla perfezione il profilo del professionista e che si alternano nell’arco della giornata, garantendo una risposta telefonica continuativa.
- Programmazione di appuntamenti: gestisce il tuo calendario online e si prende cura delle tue prenotazioni online e programmazione di appuntamenti 24 ore al giorno, sette giorni su sette. Confermando appuntamenti con clienti in modo da evitare pericolosi buchi e trasferte a vuoto.
- Invio massiccio email: una segretaria online diligente può occuparsi anche di un compito ripetitivo (ma che richiede un minimo di personalizzazione) come spedire centinaia di lettere, inviti o newsletter al tuo database.